so gelingts: Vorlagedateien

Für Geschäftspapiere, Formulare, u. ä. werden im Unternehmen Vorlagedateien im Corporate Design erstellt, bei denen lediglich der Text ausgetauscht wird. Allerdings haben Vorlagedateien auch ihre Tücken. Welche das sind, aber auch welche Vorteile sich ergeben, wird in diesem Artikel erklärt.

Ganz klassisch sind Word-Vorlagen, die in dem Corporate Design Ihres Unternehmens erstellt werden. Ein wesentlicher Vorteil ist der, dass der Ersteller nur noch den Inhalt anpassen muss und jeder Mitarbeiter auf die Software „Word“ zurückgreifen kann. Allerdings haben Word-Vorlagedateien auch Tücken. Der Ersteller der Vorlage muss die gleiche Version von Word haben, wie Sie im Unternehmen nutzen. Bei unterschiedlichen Versionen kommt es unserer Erfahrung nach in zwei von drei Fällen zu Schwierigkeiten: Die Formatierung kommt bei einer anderen Word-Version durcheinander. Dazu kommt, dass die Funktionen von Word im Gegensatz zu einem Grafikprogramm eingeschränkt sind. Dennoch bietet Word für die tägliche und schnelle Anwendung einiges an Funktionen, die die Arbeit mit Word Vorlagen im Unternehmen erleichtert.

Wir empfehlen unseren Kunden den Affinity Publisher – das Preis-Leistungs-Verhältnis (vergleichend zu dem analogen Adobe-Programm) des Publishers ist unschlagbar, denn der Publisher bietet mehr als in Word möglich ist. Mit dem Publisher-Programm erhalten Sie eine echte grafische Grundlage, die auch recht schnell von Ihnen als Anwender erlernbar ist. Vor allem komplexere Vorlagen können vom Anwender unkompliziert erstellt und von Ihnen bearbeitet werden. Sie bekommen eine offene Satzdatei zur Verfügung gestellt, in der Sie alle nötigen Informationen anpassen können. Insgesamt ist eine Publisher-Vorlage die smartere Variante zur klassischen Wordvorlage, auch die Nutzeroberfläche ist intuitiv und die Einstiegshürde geringer als bei Adobe-Programmen. Zudem bieten wir auch Affinity-Schulungen an, die auf die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind.

Es gibt auch noch die Möglichkeit einer anpassbaren PDF-Vorlage. Dies ist aber meist sehr umständlich, denn insgesamt ist eine PDF eine starre Angelegenheit mit wenig Möglichkeiten des Einflusses. Um „gute“ Ergebnisse zu erreichen, ist das kostenintensive Acrobat Po erforderlich. Dieses Programm bietet alle Funktionen, die zur Verarbeitung einer PDF-Vorlage erforderlich ist, damit das Ergebnis professionell aussieht. Für Formulare eignen sich die PDF-Vorlagen am besten durch einfache Felder, die nur ausgefüllt werden müssen.

Wir empfehlen Ihnen die Affinity Programme – das ermöglicht Ihrer betreuenden Agentur, die Vorlagen mit Grafik- und Satzprogrammen (z. B. den Adobe Programmen) zu erstellen und Ihnen eine kompatible offene Satzdatei zukommen zu lassen, die Sie unkompliziert anpassen können. Die Kosten des jeweiligen Affinity-Programms In einem guten Preis-/ Leistungsverhältnis und man bekommt für einen guten Preis eine ansprechende Leistung. Wir schulen Sie und Ihr Team gerne in der Anwendung des jeweiligen Programms, sodass Sie schnell, intuitiv und eigenständig in der Lage sind, Anpassungen an Ihren Vorlagedateien vorzunehmen.

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